บริษัท โยกังคุกกี้ จำกัด

ความเป็นมาของบริษัท โยกังคุกกี้ จำกัด
           บริษัท โยกังคุกกี้ จำกัด เริ่มประกอบกิจการครั้งแรกเมื่อปี 2501 โดยก่อตั้ง หจก.กิมจั๊วพาณิชย์ ขึ้นเพื่อดำเนินการด้านธุรกิจทางด้านนำเข้าและเป็นตัวแทนจำหน่ายสินค้าประเภทคุกกี้ ,บิสกิต, แครกเกอร์      เวเฟอร์ ,ขนมอบ ,น้ำตาลก้อน ฯลฯ ภายใต้เทคโนโลยีการผลิตที่ทันสมัย ได้มาตรฐานใส่ใจพิถีพิถันในทุกขั้นตอนการผลิตสินค้า และได้รับการวางใจจากผู้บริโภค ด้วยการรับประทานขนมที่มีคุณภาพและสะอาดมั่นใจได้เลยว่าได้รับประทานขนมที่มีการทำที่ถูกหลักอนามัย

นโยบายการลงทุนและการบริหารงาน                      
 ภายหลังการปรับโครงสร้างการดำเนินธุรกิจ โยกังคุกกี้ได้กำหนดนโยบายการลงทุนที่ชัดเจนว่าจะลงทุนเฉพาะในธุรกิจหลักหรือธุรกิจที่เกี่ยวเนื่องกับธุรกิจหลักของโยกังเท่านั้น ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2553 โยกังมีเงินลงทุน (วิธีราคาทุน) ในบริษัทย่อย บริษัทร่วม และบริษัทที่เกี่ยวข้องรวม 21,514 ล้านบาท คิดเป็นสัดส่วนร้อยละ 24 ของสินทรัพย์รวมของโยกัง โดยโยกังมีนโยบายที่จะแต่งตั้งตัวแทนเข้าไปดำรงตำแหน่งเป็นกรรมการที่มีอำนาจควบคุมในบริษัทย่อย เพื่อควบคุมดูแลการบริหารงานของบริษัทย่อยให้เป็นไปตามนโยบายของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ทั้งนี้ โยกังจะได้รับรายงานผลการดำเนินงานจากบริษัทย่อยเป็นประจำทุกเดือน และมีการประชุมร่วมกันอย่างน้อยปีละ 2ครั้ง เพื่อพิจารณาถึงผลการดำเนินงานและร่วมกันวางแผนงานและเป้าหมายในการดำเนินงาน    ในการพิจารณาเข้าร่วมลงทุนในแต่ละครั้ง โยกังอาจจะเข้าลงทุนเอง หรือให้บริษัทย่อยที่ดำเนินธุรกิจที่เกี่ยวเนื่องกันเป็น ผู้ลงทุน ทั้งนี้ หากเป็นการลงทุนในบริษัทย่อย โยกังมีนโยบายที่จะลงทุนในสัดส่วนร้อยละ 100 เว้นแต่จะเป็นการลงทุนร่วมกันกับพันธมิตรทางธุรกิจ

ภารกิจ
1. เพื่อให้ลูกค้าได้ผู้บริโภคสินค้า ที่สะอาดที่สุด ดีที่สุด        
 2. ทำให้ลูกค้าพึงพอใจในการบริการ

วัตถุประสงค์ของบริษัท
1.เพื่อสร้างความหลากหลายในการเลือกขนม ให้ผู้บริโภคและกลุ่มเป้าหมายมีตัวเลือกมากขึ้น
2.ผู้บริโภคมีส่วนสร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์ คือ สามารถสร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์โยกังคุกกี้ได้ด้วยตนเอง
3.ด้านการผลิตที่รวดเร็ว สะอาด ปลอดภัย และส่งตรงเวลา 
4.มุ่งพัฒนาบุคคลากรภายในองค์กรอย่างต่อเนื่อง โดยการส่งเข้าร่วมอบรมความรู้และความสามารถในทุกปี

โครงสร้างขององค์กร

บทบาทและหน้าที่ของแต่ละฝ่ายในบริษัท
1.หน้าที่ฝ่ายขายและการตลาด
 -มีหน้าที่ ในการขายสินค้าของบริษัท ดูแลรับผิดชอบฐานลูกค้าเดิมและขยายฐานลูกค้าใหม่เพื่อต้องการ จำหน่ายสินค้าให้บริษัทโดยฝ่ายขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาซื้อทั้งหมดและข้อมูลสินค้าที่ขาย
-สำรวจความพึงพอใจของลูกค้า
-หาช่องทางการขยายสินค้าให้ได้มากที่สุด
-การวิเคราะห์ตลาด การวิเคราะห์ตลาดเป็นกระบวนการที่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องตลอดเวลา เพื่อทราบข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการของตลาด
-สื่อสารข้อมูลทางการตลาด  เจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาด  เมื่อวิเคราะห์ข้อมูลทางการตลาดได้แล้วจะต้องนำข้อมูลความต้องการสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ใหม่ให้แก่ผู้ผลิต

ปัญหาของแผนกฝ่ายขายและการตลาด
-ไม่รู้ว่าลูกค้าที่ติดต่อเข้ามามีพนักงานขายท่านใดเป็นผู้รับผิดชอบ
-ไม่รู้ว่ามีใครเป็นคู่แข่ง (Competitor) ทำให้เสียเปรียบในการแข่งขัน
-เสียเวลาในการจัดทำเอกสารต่างๆ เช่น ใบเสนอราคา, ใบสั่งขาย
-ข้อมูลลูกค้าซ้ำซ้อน, ไม่รู้ว่าข้อมูลใดเป็นข้อมูลล่าสุด

2.ฝ่ายบริหาร
-กำหนดนโยบาย วางแผนงานโครงการ กิจกรรมฝ่ายบริหารงานทั่วไป
-ควบคุมการทำงานของพนักงาน รวมทั้งวินัยและคุณลักษณะต่างๆ
-ดูแลการจัดการงบประมาณต่างๆ
-บริหารทรัพยากรภายในบริษัทและควบคุมปริมาณทรัพยากรปัญหาของฝ่ายบริหาร
-เรื่องของการวางตน การสร้างศรัทธาให้เป็นที่ยอมรับระหว่างผู้บริหาร
-ปัจจัยและวิธีการที่ใช้ในการแก้ปัญหา หรือคุณลักษณะของผู้บริหารที่พึงประสงค์
-ทักษะการบริหารงานฝ่ายต่าง ๆ  โดยเฉพาะการบริหารงบประมาณ

3.แผนกบัญชี
หน้าที่ของแผนกบัญชี
    มีหน้าที่ในการจัดเก็บเงินค่าสินค้าและจัดทำบัญชีของบริษัทพร้อมทั้งทำรายงานงบการเงินเสนอผู้บริหาร โดยรับข้อมูลการสั่งซื้อจากแผนกขายและการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย

ปัญหาของแผนกบัญชี
-เอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
-เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
-ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
-เอกสารสูญหาย เพราะเอกสารมีจำนวนมาก และเอกสารส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงิน หากสูญหายอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหายอย่างมาก
-การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว
-ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหาย
-รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป

4.แผนกคลังสินค้า บริษัทโยกังคุกกี้ จำกัด
หน้าที่ของแผนกคลังสินค้า
    มีหน้าที่ในการตรวจสอบสินค้าและรับข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า จากแผนกขายสินค้าเพื่อส่งไปยังแผนกจัดส่งสินค้า

ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
-เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ
-เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
-ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
-ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้
-ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร

5.แผนกจัดส่งสินค้า โยกังคุกกี้ จำกัด
หน้าที่ของแผนกจัดส่งสินค้า
     มีหน้าที่ในการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้าหรือผู้บริโภค โดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า

ปัญหาของแผนกจัดส่งสินค้า
-เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ
-เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
-ถ้าข้อมูลสูญหายจะทำให้ไม่สามารถไปจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
-ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
-ข้อมูลมีความแตกต่าง เช่น ลูกค้ามีที่อยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะจัดส่งสินค้าให้ที่ไหน

6.ฝ่ายการผลิต
หน้าที่หลักของการผลิต
     การผลิต (production) เป็นกระบวนการแปรรูปทรัพยากรการผลิต เช่น วัตถุดิบ แรงงาน และ พลังงาน ให้เป็นผลิตภัณฑ์ที่พร้อมในการจัดจำหน่ายแก่ลูกค้า โดยผู้ผลิตต้องพยากรณ์ปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า โดยไม่ให้มีจำนวนมากหรือน้อยจนเกินไป ตลอดจนควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์เป็นที่ต้องการของลูกค้า โดยมีต้นทุนการผลิตที่เหมาะสม ปัจจุบันการขยายตัวของธุรกิจจากการผลิตเข้าสู่สังคมบริการ ทำให้มีการประยุกต์หลักการของการจัดการผลิตกับงานด้านบริการ ซึ่งเราจะเรียกการผลิตในหน่วยบริการว่า “การดำเนินงาน (operations)” โดยที่แหล่งข้อมูลในการผลิตและการดำเนินงานขององค์การมีดังต่อไปนี้
                -ข้อมูลการผลิต/การดำเนินงาน (production/operations data)  เป็นข้อมูลจากระบวนการผลิตหรือการให้บริการ ซึ่งจะแสดงภาพปัจจุบันของระบบการผลิตของธุรกิจว่ามีประสทธิภาพมากน้อยเพียงใด และมีปัญหาอย่างไรในการดำเนินงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนในการแก้ปัญหาและการพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงานในอนาคต
                -ข้อมูลสินค้าคงคลัง (inventory data) บันทึกปริมาณวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูปที่เก็บไว้ในโกดัง โดยผู้จัดการต้องพยายามจัดให้มีสินค้าคงคลังในปริมาณไม่เกินความจำเป็นหรือขาดแคลนเมื่อเกิดความต้องการขึ้น
                -ข้อมูลจากผู้ขายวัตถุดิบ (supplier data)  เป็นข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณ คุณสมบัติ และราคาวัตถุดิบ ตลอดจนช่วงทางและต้นทุนในการลำเลียงวัตถุดิบ ปัจจุบันการพัฒนาระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (electronic data interchange) หรือที่เรียกว่า EDI ช่วยให้การประสานงานระหว่างผู้ขายวัตถุดิบ ธุรกิจ และลูกค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น
                -ข้อมูลแรงงานและบุคลากร (labor force and personnel data) ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานในสายการผลิตและปฏิบัติการ เช่น อายุ การศึกษา และประสบการณ์ เป็นต้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการจัดบุคลากรให้สอดคล้องกับงาน ขณะที่ข้อมูลภายนอกเกี่ยวกับตลาดแรงงานจะเป็นประโยชน์ในการวางแผนและจัดหาแรงงานทดแทน และการกำหนดอัตราค่าจ้างอย่างเหมาะสม
               -กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy)  แผนกลยุทธ์ขององค์การจะเป็นแม่บทและแนวทางในการกำหนดกลยุทธ์การผลิตแลการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพ  

ปัญหาระหว่างแผนก
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกบุคคล
               - ฝ่ายบัญชีไม่ทราบชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เนื่องจากฝ่ายบุคคลไม่แจ้งให้ถี่ถ้วน
               - บัญชีและการเงินจะไม่สามารถจ่ายเงินเดือนให้พนักงานไม่ได้ หากแผนกบุคคลไม่แจ้งให้ทราบ

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย
               - ถ้าการขายแจ้งยอดการสั่งซื้อสินค้า ยอดขายสินค้าไม่ถูกต้องทำให้ฝ่ายบัญชีเกิดความผิดพลาดไปด้วย
            - บัญชีและการเงินไม่สามารถประเมินยอดขายสินทังหมดได้ แล้วสรุปยอดทั้งหมดได้ เนื่องจากฝ่ายขายไม่ส่งยอดมาให้

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกจัดซื้อ
              - บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากแผนกจัดซื้อไม่แจ้งยอดของบประมาณในการสั่งซื้อสินค้า
               - ถ้าแผนกจัดซื้อแจ้งยอดมาไม่ถูกต้อง ทางบัญชีและการเงินจะผิดพลาดไปด้วย

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกประชาสัมพันธ์
               - บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากประชาสัมพันธ์ไม่แจ้งยอดของบประมาณในการประชาสัมพันธ์

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย
               - บัญชีและการเงินจะทำยอดบัญชีผิดหากการขายส่งยอดขายมาผิด
               -ฝ่ายขายสรุปยอดไม่ตรงที่กับรายได้ที่ขายไป จึงทำให้ฝ่ายบัญชีสรุปงบประมาณไม่ตรงกัน

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกบัญชี
               - บุคคลจะได้รับเงินไม่ถูกต้อง หากบัญชีและการเงินจ่ายเงินมาให้ไม่ครบถ้วน
               - ฝ่ายบุคลไม่ได้รับการลดหย่อนภาษีที่ถูกต้อง

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกคลังสินค้า
               - บุคคลไม่สามารถตรวจสอบบุคคลที่มาปฏิบัติงานได้ว่าเป็นพนักงานจริงหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกประชาสัมพันธ์
               - การขายอาจจะมียอดขายต่ำ หากไม่ได้รับประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมและทั่วถึง

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกคลังสินค้า
               - การขายจะไม่สามารถขายสินค้าได้ หากสินค้าในคลังหมดและไม่แจ้งให้การขายทราบ
               - หากแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า แผนกขายก็จะไม่ทราบว่าจำนวนสินค้าว่าเพียงพอกับการขายหรือไม่

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกบุคคล
               -การขายไม่สามารถทำได้ หากไม่มีพนักงานขาย

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกบัญชี
               - แผนกจัดซื้อไม่สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ หากไม่ได้รับเงินจากแผนกบัญชี

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกซ่อมบำรุง
               - แผนกจัดซื้อจะไม่ทราบว่าสินค้าในคลังหายไปไหน หากซ่อมบำรุงไม่แจ้งให้ทราบอาจก่อให้เกิดความวุ่นวาย

ปัญหาระหว่างแผนกซ่อมบำรุงกับแผนกจัดซื้อ
-  หากที่ซ่อมบำรุงอุปกรณ์เครื่องมือหมดต้องไปเบิกแผนกคลังสินค้า ซึ่งอุปกรณ์บางชิ้นหมดไม่สามารถหาซื้อได้และระยะเวลาในการสั่งซื้ออุปกรณ์นั้นๆกินเวลาพอสมควร ซ่อมบำรุงก็จะไม่สามารถซ่อมบำรุงได้

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกบัญชี
               - ทางประชาสัมพันธ์ไม่สามรถทำการประชาสัมพันธ์ได้ หากไม่ได้รับงบประมาณจากบัญชีและการเงิน

สรุปปัญหาทั้งหมด
1.เอกสารมีจำนวนมากทำให้จัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย
2. การค้นเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยาก เนื่องจากเอกสารมากทำให้เสียเวลา
3.การสรุปรายรับ-รายจ่าย มีความผิดพลาดบ่อยครั้ง
4. เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารง่าย
5. หากมีการทำรายการผิดพลาดจะก่อให้เกิดความเสียหาย
6.ไม่สามารถรู้เวลาเข้า – ออกของพนักงานที่แท้จริง
7. การสืบค้นประวัติและแก้ไขประวัติของพนักงานทำได้ยาก
8. ฝ่ายบุคคลไม่ทราบเวลาเข้าทำงาน ทำงานจริงหรือไม่เข้างานสายหรือชั่วโมงงานไม่ครบ9. จัดสรรเงินเดือนได้ยากเนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีเงินเดือนไม่เท่ากันและแบ่งโบนัสของแต่ละคนลำบาก10. ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก
11. ข้อมูลอาจเกิดความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้ามีหลายคนทำให้ไม่ทราบว่าจัดทำรายละเอียดลูกค้าไปแล้วหรือไม่
12.หากประชาสัมพันธ์ไม่ทราบข้อมูลของบริษัทและตัวสินค้าอาจทำให้การประชาสัมพันธ์ทำได้ไม่ดีนัก
13. การประเมินความพึงพอใจของลูกค้าต้องทำด้วยตัวเอง
14. การประชาสัมพันธ์อาจทำได้ไม่ทั่วถึง
15. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร
16. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าในคลังได้ยาก
17. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้
18. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ
19. จัดลำดับก่อน – หลังการซ่อมบำรุงทำได้ยาก
20. หากวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุด อาจทำให้เกิดความเสียหายได้
21. หากบุคคลไม่มีความรู้ความสามารถในการซ่อมบำรุงจะทำให้เกิดความเสียหายมากยิ่งขึ้น

ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับระะบบงาน

ระบบงานที่ต้องการพัฒนา

1. ระบบบัญชี           เพราะ ต้องการระบบที่จัดเก็บข้อมูลที่เป็นระเบียบ ถูกต้องและแม่นยำ

2. ระบบคลังสินค้า   เพราะ เป็นระบบที่ต้องมีการตรวจสอบสินค้าในคลังสินค้าอย่างถูกต้องและรวดเร็ว

3. ระบบการขาย       เพราะ เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า ระบบนี้ควรถูกพัฒนามาให้ใช้งานได้ง่ายและ

                                 สะดวกทั้งในการจัดเก็บและค้นหา

 แสดงความสัมพันธ์หน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

เกณฑ์ในการตัดสินใจ

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

2. สร้างความเชื่อมันให้กับลูกค้า

3. เพิ่มผลกำไร  

ขั้นตอนที่ 1

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนาระบบงานใหม่ 

ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา

ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรร ระบบที่ต้องการพัฒนา1.ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนางบประมาณที่บริษัทจัดสรร 300,000 บาทความเกี่ยวข้องของระบบที่จะนำมาแก้ไขปัญหาในแผนกต่างๆ

2.จำแนกและจัดกลุ่มระบบ
    ระบบทั้ง 4 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้
      1.ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย
         วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิมทำให้ใช้งานได้รวดเร็วขึ้นและสะดวกต่อการเก็บข้อมูลของ รายรับรายจ่ายและสามารถบริการลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้น
  
      2.ระบบการจัดเก็บเอกสาร
         วัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว เป็นระเบียบ ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บ ง่ายต่อการค้นหาเอกสารทำให้แฟ้มข้อมูลไม่สูญหาย

      3.ระบบการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการเก็บข้อมูลของลูกค้าไว้เนื่องจากลูกค้าบางรายมีการซื้อสินค้าอยู่เป็นประจำ จึงจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าที่เคยซื้อสินค้าไว้เพื่อให้การซื้อขายครั้งต่อไปง่ายต่อการติดต่อกับลูกค้า และทำให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

      4.ระบบการจัดส่งสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก
         วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการตรวจสอบสินค้าในสต็อกก่อนที่จะจัดส่งสินค้าทำให้ทราบปริมาณสินค้าใน สต็อกว่ามีมากน้อยเพียงได เพียงพอที่จะส่งให้ลูกค้าหรือไม่ทำให้สินค้าไม่เกิดการสุญหาย และ ทราบข้อมูลของสินค้าอยู่ตลอดเวลา ทำให้การจัดส่งสินค้าไม่มีปัญหา ตรงตามความต้องการของลูกค้า


       เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 4 แล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำ เป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำ ระบบทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียด  จากตารางต่อไปนี้

ตารางเปรียบเทียบกับโครงการ

 3.เลือกระบบที่เหมาะสม
         จากตารางเปรียบเทียบระบบตามวัตถุประสงค์ของบริษัท พบว่าระบบพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจทางการตลาดตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้ว เห็นควรว่าจะต้องนำ ระบบทั้ง 4 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติม ได้แก่ ขนาดของโครงการ และผลประโยชน์ที่จะได้รับ เนื่องจากหากระบบใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง ทำให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันบริษัท ยังไม่สามารถทำได้
      
      จากการพิจารณาระบบทั้ง 4 ระบบตามวัตถุประสงค์ ขนาดของระบบที่ต้องการพัฒนา และผลประโยชน์ จะพบว่าระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์ และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบบัญชีรายรับรายจ่ายและสั่งซื้อสินค้า ซึ่งตรงตามนโยบายของบริษัท การพัฒนาส่วนนี้ครอบคลุมทางด้านการทำบัญชีของบริษัทและการเงินของบริษัท และทางด้านผู้บริหารก็ยอมรับกับระบบที่จะพัฒนานี้
การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบงานบัญชีมาใช้งาน
     หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือการทำงานซ้ำซ้อนกันของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างในบริษัทการทำบัญชีรายรับรายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท เพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชีตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำ ลองขั้นตอนการทำ งานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ

แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งานโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิ้น 3 ทางเลือก
   1.จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
   2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
   3.ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ


ทางเลือกที่1.จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1
     ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

       น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
       น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
       น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
       น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
       สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software  A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด


ทางเลือกที่2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

      น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

      น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

      น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
      น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

       สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่3.ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ
                        ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3
      ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 4  เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)  

ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง
ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

        หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
     ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ เนื่องจากมีความพอใจเห็นความเหมาะสม ระยะเวลาในการติดตั้งเป็นที่พอใจตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุน

ขั้นตอนที่2

การเริ่มต้นวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

   นำระบบการขาย มาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการความต้องการของพนักงานขาย เพื่ออำนวยความสะดวกสบายในการขาย และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า

วัตถุประสงค์

   เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและความสมัยใหม่ของระบบเพื่อทันต่อการใช้งาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ

   โครงการพัฒนาระบบการขายได้มีการจัดทำขึ้นโดย ใช้ทีมงานของบริษัทมารับผิดชอบโครงการพร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก และรวดเร็ว

2. ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน 

3. ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

4. มีความสะดวกต่อการค้นหา 

5. ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่างๆอย่างชัดเจนคบถ้วน

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

1. เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ 

2. ข้อมูลของลูกค้าอาจมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์

3. เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

ความต้องการในระบบใหม่ 

1. การทำงานมีความรวดเร็ว

2. สามารถเก็บ  และตรวจสอบข้อมูลลูกค้า สินค้าได้

3. สามารถเพิ่ม แก้ไข  เปลี่ยนแปลงข้อมูลของสินค้าและข้อมูลลูกค้าได้

4. สามารถติดต่อกับลูกค้ารวดเร็วมากยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1. ลดความซ้ำซ้อนกันของข้อมูลและการทำงาน

2. ลดระยะเวลาในการทำงาน

3. ข้อมูลมีความถูกต้อง

4. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แผนการดำเนินงานของโครงการ

   แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบการขายสินค้าและส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

       -ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

       -ประมาณการใช้ทรัพยากร

       -ประมาณการใช้งบประมาณ

       -ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง  3 คน จะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

-นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

-โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้ทรัพยากร

ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

1. เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

2. เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 25 เครื่อง

3. เครื่องพิมพ์ (Printer) 7 เครื่อง

4. อุปกรณ์ต่อพวง 8 ชุด (ตามความเหมาะสม)

3. ประมาณการใช้งบประมาณ
        สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้
3.1. ผู้จัดการ
       ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา
           นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                         200,000           บาท
3.2.พนักงาน
       ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                            2,500           บาท
       วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                                1,000           บาท
3.3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์
        เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                    70,000            บาท     
        อื่นๆ                                                                                       15,000            บาท
3.4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน
       ค่าบำรุงระบบ                                                                          50,000            บาท
       จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                               2,500            บาท

                               รวม                                                               340,500           บาท                                                                                                                                                       
4. ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน
ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบการขาย จะใช้เวลาประมาณ 4 เดือน เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบการขายของบริษัท
ระยะเวลาดำเนินงาน
-จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ   8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง
-เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์
-หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้  รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า
รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
               จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบการขาย  อาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้าเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้
1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
 ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Software และHardware ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์        เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่
       -โปรแกรม Microsoft Office 2010
       -โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า
2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
                  ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้
3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา
                  ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 4 เดือนในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่3

กำหนดความต้องการของระบบ

         เมื่อระบบการขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา  ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม


 บุคคลผู้ตอบแบบสอบถาม คือ พนักงานผู้ที่ใช้ระบบการใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลที่ต้องการพัฒนาเนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ซึ่งไม่ต้องมีการจดบันทึก ไม่รบกวนเวลาทำงานของพนักงาน สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถาม ทำให้ผู้ตอบแบบสอบถามรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล

แบบสอบถามเพื่อการเก็บรวบรวมข้อมูล บริษัท โยกังคุกกี้ จำกัด

ส่วนที่ 1 กรุณาตอบคำถามต่อไปนี้ ด้วยการอธิบาย 1. กรุณาอธิบายหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ..................................................................................................................................... 2. พนักงานในแผนกคลังสินค้ามีทั้งหมดมีกี่คน........................................................................................................................ 3. กรุณาอธิบายขั้นตอนการทำงานในแผนกคลังสินค้า............................................................................................................ .................................................................................................................................................................................................. 4. รายงานที่แผนกคลังจะต้องเสนอต่อผู้บริหารมีอะไรบ้าง..................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................. 5. ข้อมูลส่วนใดบ้างที่ถูกนำมาใช้บ่อยครั้ง................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................................................. 6. ใช้โปรแกรมใดในการจัดเก็บข้อมูล......................................................................................................................................

ส่วนที่ 2 กรุณาทำเครื่องหมายหน้าข้อที่เป็นคำตอบที่ถูกต้อง (ตอบได้มากกว่า 1 ข้อ) 1. การแจ้งผลการสมัครสมาชิกทางแผนกใช้วิธีการใด      ……………………………………………………………………………………………… 2. มีการจัดเก็บข้อมูลของผู้สมัครไว้ด้วยวิธีอะไรบ้าง     ……………………………………………………………………………………………… 3. ระยะเวลาในการเก็บข้อมูลเพื่อสมัครงานที่ไม่ได้ผ่านการตัดเลือก     ……………………………………………………………………………………………….

แบบสอบถาม

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิมของทางบริษัท ประกอบด้วย
1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง
1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 15 เครื่อง 
-          แผนกการขาย ใช้ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน
-          แผนกบัญชี ใช้สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า
-          แผนกบุคคล ใช้ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน
-          แผนกคลังสินค้า ใช้ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ และจำนวนของในสต็อกสินค้า พร้อมพิมพ์รายการสั่งซื้อ
-          แผนกวัตถุดิบ/จัดซื้อ ใช้ในการพิมพ์รายการสั่งซื้อสินค้า
-          แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูล    
          ข่าวสาร
-          แผนกผลิตสินค้าใช้ในการเช็คสินค้าที่จะใช้ผลิตและพิมพ์รายการสินค้า
-          แผนกควบคุมคุณภาพใช้ในการพิมพ์รายการตรวจสอบคุณภาพ
-          แผนกซ่อมบำรุง ใช้ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ซ่อมบำรุง 
1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์ เครื่องเครื่องถ่ายเอกสาร
1.4 อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi 

2. ความต้องการในระบบใหม่
2.1 สามารถสั่งซื้อสินค้าได้อย่างถูกต้องครบถ้วน ง่าย และรวดเร็ว
2.2 สามารถเช็คดูจำนวนสินค้าในสต๊อกได้
2.3 สามารถค้นหาข้อมูลของลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น
2.4 ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่
            จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้
3.1   ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้
3.2   ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้
3.3   ทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่มีความซับซ้อน
3.4   สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
3.5   สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
3.6   สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก
3.7   เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบดังนี้
1. ระบบการบัญชี       
                เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการเงินของบริษัททั้งหมด รวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลการเงินของบัญชีทั้งหมด ระบบจะช่วยไม่ให้การทำงานซับซ้อน ช่วยควบคุมรายรับ - รายจ่ายของบริษัท ค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
2. ระบบคลังสินค้า
เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้ารวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าว่าสินค้าเหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่ จะได้ผลิตสินค้าพอต่อการส่งออก
3. ระบบการขาย
            เป็นระบบที่ช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นและกระตุ้นการตลาดทำให้เกิดความรวดเร็วในการขาย ลูกค้าสามารถดูสินค้า สั่งสินค้าได้สะดวกและง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่4

แบบจำลองการทำงานของระบบ

จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบด้วย 

 

   อธิบาย Context Diagrem

ลูกค้า

- ลูกค้าสามารถสมัครสมาชิก

- จัดเก็บข้อมูลลูกค้าจากการสมัคร

- ลูกค้าสามารถสั่งซื้อสินค้า

- ลูกค้าส่งรายการสั่งซื้อสินค้าให้พนักงาน

- ลูกค้าสามารถโอนเงินผ่านธนาคาร

- ลูกค้าส่งใบ Fax Payment เข้ามายังบริษัท

พนักงาน

- ออกใบเสร็จรายการสั่งซื้อสินค้า

- สำเนาใบเสร็จรายการสั่งซื้อสินค้า

- รับใบ Fax Payment จากลูกค้า

- ตรวจสอบใบ Payment

- พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน

- ส่งสำเนาใบเสร็จรายการสั่งซื้อสินค้าไปยังคลังสินค้า

คลังสินค้า

- จัดของตามสำเนารายการสั่งซื้อสินค้า

- เรียกดูข้อมูลลูกค้า

- ออกใบส่งสินค้า

- จัดส่งสินค้าให้ลูกค้า

Dataflow Diagram Level 1

อธิบาย DFD Level 1

1.ฝ่ายการตลาดและการขาย

                - เรียกดูรายงานข้อมูลสินค้าที่ผลิต

2.ฝ่ายการผลิต

                -  ต้องการทราบว่าให้ผลิตสินค้าชนิดใดเพิ่ม

                -  ต้องการทราบยอดสินค้าที่ผลิต

                -  แจ้งยอดสินค้าต่อฝ่ายผลิต

                -  บอกว่าต้องการชนิดใดเพิ่ม

                -  รายงานกิจกรรมทางการตลาด3.ระบบพิมพ์งาน

                - นำข้อมูลจากระบบการผลิตมาทำรายงาน

                - นำข้อมูลจาก D1 มาทำรายงานส่งให้กลับฝ่ายการตลาดและการขาย

4.ฝ่ายคลังสินค้า

                -  ต้องการทราบจำนวนสินค้าที่ผลิต

                -  ระบบรายงานจำนวนสินค้าต่อฝ่ายคลังสินค้า

5.ฝ่ายบัญชี

                - นำข้อมูลจาก D2 , D3 มาจัดการข้อมูล

6.ระบบจัดการข้อมูล

                - นำข้อมูลจากฝ่ายการตลาดและการขาย,ฝ่ายการผลิต,ฝ่ายคลังสินค้ามาเก็บไว้ใน D1 D2 และD3

อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 1

Process 1 ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลักมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 3 Process ดังนี้

1. Process 1.1 เลือกรายการและตรวจสอบรายการที่ต้องการปรับปรุง เป็นขั้นตอนการเลือกรายการและตรวจสอบรายการ

    - Process จะทำการดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มข้อมูลลูกค้าและดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้ามาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบรายการ

2. Process 1.2 แสดงข้อมูลเป็นขั้นตอนการแสดงข้อมูล

    - Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 1.1 มาทำการแสดงข้อมูล

3. Process 1.3 บันทึกข้อมูลที่ปรับปรุงแล้วเป็นขั้นตอนที่ทำการบันทึกข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุงเรียบร้อย

    - Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 1.2 นำมาประมวลผลจากนั้นจะทำการบันทึกข้อมูลไปยังแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลลูกค้า และจะส่งข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุงไปให้กับพนักงาน

อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 2

Process 2 สืบค้นข้อมูลมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 2 Process ดังนี้

1. Process 2.1 ตรวจสอบรายการสินค้าเป็นขั้นคอนการตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการ

      - Process จะทำการดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้ามาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบรายการสินค้า2. Process 2.2 แสดงรายละเอียดสินค้าเป็นขั้นตอนการแสดงผลการค้นหาข้อมูลสินค้า

     - Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 2.1 มาทำการประมวลผลเพื่อแสดงข้อมูลสินค้าหรือรายการที่ลูกค้าต้องการค้นหาให้กับลูกค้า

อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 3

Process 3 สั่งซื้อสินค้าเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าทำการสั่งซื้อสินค้า มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 5ขั้นตอนหรือ 5 Process ดังนี้

1. Process 3.1 ตรวจสอบข้อมูล เป็นขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ

    - Process จะทำการดึงข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้า ข้อมูลการชำระเงิน ข้อมูลการสั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูลดังกล่าวมาทำการประมวลผลเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูล

2. Process 3.2 เลือกรายการสินค้าเป็นขั้นตอนการเลือกสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อ

    - Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.1 มาทำการประมวลผลเพื่อทำการเลือกรายการสินค้า

3. Process 3.3 แสดงรายละเอียดเป็นขั้นตอนที่ระบบจะทำการแสดงผลเพื่อแสดงรายละเอียด

    - Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.2 มาทำการประมวลผลเพื่อแสดงรายละเอียดไปให้กับลูกค้า

4. Process 3.4 ยืนยันการสั่งซื้อเป็นขั้นตอนการทำการยืนยันการสั่งซื้อของลุกค้า

    - Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.3 มาทำการประมวลผลเพื่อให้ลูกค้ายืนยันการสั่งซื้อ

5. Process 3.5 บันทึกเป็นขั้นตอนการจัดเก็บข้อมูลการสั่งซื้อของลุกค้า

    - Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.4 มาทำการประมวลผลเพื่อบันทึกข้อมูลการสั่งซื้อของลูกค้าไปจัดเก็บที่แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อและส่งใบสั่งซื้อให้กับลูกค้า

สร้าง  Relationship ให้กับ Entity
1. ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้า กับ รายการสั่งซื้อ
ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้าและรายการสั่งซื้อ เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง ลูกค้า 1 คน สามารถมีรายการสั่งซื้อได้หลายรายการ

2. ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้า กับ ใบเสร็จสินค้า
ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับใบเสร็จสินค้า เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง ลูกค้า 1 คน สามารถมีใบเสร็จสินค้าได้หลายใบ

3. ความสัมพันธ์ระหว่างรายการซื้อสินค้า กับ สินค้า
              ความสัมพันธ์ระหว่างรายการซื้อสินค้ากับสินค้า เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง รายการซื้อสินค้า 1 รายการ สามารถ มีสินค้าได้หลายอย่าง

4. ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่าย กับ ใบเสร็จสินค้า
ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่ายกับใบเสร็จสินค้า เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง  ตัวแทนจำหน่าย 1 คน สามารถมีใบเสร็จสินค้าได้หลายใบ

5. ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่าย กับ รายการซื้อสินค้า
              ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่ายกับรายการซื้อสินค้า เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง ตัวแทนจำหน่าย 1 คน สามารถมีรายการซื้อสินค้าหลายรายการ

6. ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่าย กับ ใบสั่งสินค้า
              ความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่ายกับใบสั่งสินค้า เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง ตัวแทนจำหน่าย 1 คน สามารถมีใบสั่งสินค้าได้หลายใบ

7. ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขาย กับ ตัวแทนจำหน่าย
              ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขายกับตัวแทนจำหน่าย เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง พนักงานขาย 1 คน สามารถมีตัวแทนจำหน่ายได้หลายคน

8. ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขาย กับ ใบสั่งสินค้า
                ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขายกับใบสั่งสินค้า เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง พนักงานขาย 1 คน สามารถมีใบสั่งสินค้าได้หลายใบ

9. ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขาย กับ รายการสั่งซื้อ
                ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขายกับรายการสั่งซื้อ เป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:M) หมายถึง พนักงานขาย 1 คน สามารถมีรายการสั่งซื้อหลายรายการ

ขั้นตอนที่5
การออกแบบ User Interface

การออกแบบ User Interface

ขั้นตอนการออกแบบ User Interfaces และลำดับของการติดต่อกับผู้ใช้

1. คำนวณต้นทุนแยกคลังสินค้าอย่างชัดเจน โดยคลังที่ไม่เคลื่อนไหวต้นทุนจะเท่าเดิม
2. สามารถกำหนดสูตรวัตถุดิบไว้ก่อนแล้วนำไปผูกกับสินค้าได้หลาย รหัสสินค้า และสามารถผูกได้หลายระดับ
3. สามารถรวมประกอบสินค้าเป็นชุดเพื่อขายโดยอ้างอิงสูตรวัตถุดิบได้
4. สามารถออกใบสั่งผลิตตามสูตรและเปลี่ยนแปลงสูตรในหน้าใบสั่งผลิตได้
5. สามารถเบิกวัตถุดิบตามใบสั่งผลิตและควบคุมวัตถุดิบที่ยังงไม่เบิกได้
6. สามารถบันทึกรับสินค้าสำเร็จรูปตามใบสั่งผลิต พร้อมกับคำนวณต้นทุนผลิตให้อัตโนมัติ
7. สาขาสามารถบันทึกใบขอโอนสินค้าได้ จากนั้นสำนักงานก็ทำการจัดโอนสินค้าเพื่อจัดส่ง เมื่อสาขาได้รับสินค้าแล้วก็บันทึกใบโอนสินค้าตามใบจัดส่งได้
8. การตรวจนับสต็อกสามารถพิมพ์เอกสารใบตรวจนับได้ และสามารถนำเขาผลการตรวจนับจาก Text File ได้
9. สามารถบันทึกปรับปรุงเพิ่ม/ลดได้ทั้งปริมาณและมูลค่า หรือ มูลค่าอย่างเดียวก็ได้
10. สามารถพิมพ์บาร์โค้ดสินค้าและพิมพ์ Shelf Label ได้
11. มีระบบจัดสินค้าตามใบสั่งขายด้วยการยิงบาร์โค้ด เพื่อลดการจัดสินค้าผิดรหัส และนำยอดที่จัดได้จริงไปออกใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
12. มีระบบ Production Forecast เพื่อประมาณการในการใช้สินค้า / วัตถุดิบ

หน้าต่างการเข้าสู่ระบบเพื่อการดำเนินงานขั้นต่อไป

เลือกระบบการทำงาน

รายละเอียดของคุกกี๊

ข้อมูลสินค้า

ขั้นตอนที่6

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

      ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดซื้อ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. แนะนำ โปรแกรมระบบจัดซื้อ
     โปรแกรมระบบจัดซื้อเป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ระบบ ได้แก่

     1. ระบบขาย เป็นระบบที่มีหน้าที่ในการขายสินค้า แจ้งยอดขายสินค้า นำเสนอสินค้า บอกรายละเอียดของสินค้าต่างๆ ออกใบเสร็จรับเมิง ใบรายการสินค้า เป็นต้น
    2. ระบบจัดซื้อ เป็นระบบทีจัดการข้อมูลสินค้า สามารถตรวจสอบการซื้อสินค้า สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมากขึ้น และเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่องต่างๆ เพื่อนำไปใช้ในระบบอื่นๆ เช่น การตรวจสินค้าที่บริษัทสั่งซื้อนั้น ถูกต้องหรือไม่ ข้อมูลการซื้อ-ขายของแต่ละเดือน
    3. ระบบประชาสัมพันธ์ เป็นระบบที่แจ้งโปรโมชั่นสินค้า แล้วยังติดต่อกับลูกค้ามากที่สุดและง่ายที่สุดอีกด้วย

ขั้นตอนที่7

การซ่อมบำรุง

            เป็นขั้นตอนเพื่อการดูแลระบบเมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น และต้องทำการแก้ไขข้อผิดพลาดนั้นรวมทั้งเป็นขั้นตอนเพื่อการปรับปรุงหรือดัดแปลงหรือแก้ไขทั้งโปรแกรม การซ่อมบำรุงระบบนั้นขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้าง ผู้ใช้งานต้องหมั่นตรวจสอบดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ยังปรับปรุงให้ระบบทำงานตามความต้องการของผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้นอยู่เสมอ เช่น รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปของเทคโนโลยี เป็นต้น